Bornova’da dijital devrim

Bornova Belediyesi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) projesini hayata geçirerek yepyeni bir dönem başlattı. Yeni sistemle kağıt ve yazıcı toneri kullanımına son verilerek büyük tasarruf sağlanırken vatandaşların işleri de büyük bir hızla hallediliyor. Bu sayede yılda 7 bin top (18 bin ton) kağıt kullanımından tasarruf edilecek. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ( EBYS) sayesinde bundan böyle Bornova Belediye Başkanı Prof. Dr. Kamil Okyay Sındır, başkan yardımcıları, meclis üyeleri ve müdürler internetin olduğu her yerde resmi evrakları ‘e-imza’ ile onaylayabiliyor. Vatandaşların başvuruları ve talepleri büyük bir hızla cevaplandırılıyor. Online olarak ulaşılabilecek belgeler akıllı hale getirilerek bütün içerikleri sorgulanabilir hale geldi

Yapılan fiziki ve sosyal yatırımlarla ilçe belediyeleri arasında bütçe rekorları kıran Bornova Belediyesi teknoloji yatırımlarla da öncü oluyor. Özellikle imar ve ruhsat ile ilgili işlemlerin hızlanması ve vatandaşların işlerini zaman kaybetmeden yapmalarını sağlamak için başlatılan çalışmalar 6 ayda tamamlandı. Bornova Belediyesi’nde EBSY sisteminin kurulmasıyla, arşive kağıt ve CD gitmesi önlendi. Bütün bilgilere online olarak her birimden ulaşılabiliyor. Sistem, İzmir belediyeleri arasında bir ilk oldu.

Resmi evraklar artık elektronik belge

Bornova Belediyesi’nde kullanılan satın alma talepleri, ihale şartnameleri, görevlendirme yazıları, yıllık izin talepleri, vekalet işlemleri, dilekçe gibi tüm resmi evraklar elektronik belge niteliği kazandı. Kağıt tüketimi ortadan kalkarken, fiziksel arşiv tutma zorunluluğu ve zaman kaybı da önlenmiş oldu. Acil ve gerekli durumlarda resmi belgelerin onay işlemleri mesai saatiyle sınırlı olmaktan çıktı.

Bornovalılar hiç belediye binasına gelmeden evlerindeki bilgisayarlarından internet aracılığıyla başvuru ya da işlem yaptıkları dosyayla ilgili olarak kendilerine verilen erişim koduyla ilgili bilgiye ulaşıp takip yapabiliyor. Kesilmiş tüm cezalar, yıkım kararları, zabıtanın yaptığı uygulamalarla ilgili belgeler ve ruhsatlar da sistemde bulunuyor.

ÇEVRECİ PROJE

Avrupa Belediye Başkanları Sözleşmesi’ne imza atarak ilçedeki karbon salımını 2020 yılına kadar en az yüzde 25 azaltmayı taahhüt eden, Energy Cities’e üye olarak bu doğrultuda enerji yönetim planını hazırlayan Bornova Belediyesi, EBYS projesiyle de büyük bir çevreci adım attı. Belediyede kağıtsız dönemin başlamasıyla bir yılda kullanılan 7 bin top(18 bin ton) kağıttan tasarruf edilmiş olacak. Böylece daha az ağaç kesilmesine de aracılık edilmiş olacak.

BİLİŞİMCİ BAŞKAN

Geçmişte, Türkiye Bilişim Derneği’nin İzmir Şubesi’nde yönetim kurulu üyeliği yapan, Ege Üniversitesi’nde öğretim üyeliği yaptığı dönemde de bilişim alanında dersler veren Bornova Belediye Başkanı Prof. Dr. Kamil Okyay Sındır, bu tecrübelereni Bornova Belediyesi’nin hizmetlerine de yansıttı.

EBYS sistemini 6 ay gibi kısa bir sürede hayata geçirdiklerini söyleyen Bornova Belediye Başkanı Prof. Dr. Kamil Okyay Sındır, “EBYS sistemini şu anda aktif bir şekilde kullanmaya başladık. Artık müdürlükler arasında kağıt belgeler dolaşmıyor. Bunun yerine bilgisayar ortamındaki belgeler sistemde ilgili birimlere gönderiliyor. Yetkili kişiler ‘e-imza’ yöntemiyle belgeler üzerindeki işlemlerini elektronik imza diskini kullanarak onaylıyor. Belediye başkanı olarak ben de, bana gönderilen, onayıma sunulan her türlü belgeyi bilgisayar ortamında inceleyip onaylıyorum. Hem zamandan hem de kağıttan büyük bir tasarruf sağlıyoruz” diye konuştu.

EBYS’nin devreye girmesiyle fiziki arşive hiçbir yeni belge göndermediklerini, mevcut arşivin de kısa süre içinde dijital ortama aktarılmasıyla arşiv görevlilerinin belirli bir sürede ulaşabildiği evrakların tek tıklamayla ulaşılabilir olacağını söyleyen Başkan Sındır, “Vatandaşlarız ada, pafta ve parsel numaralarıyla arsaları veya gayrimenkulleri hakkında bilgi alabilecek. Esnaf da vergi ve benzeri konulardaki tüm işlemlerini internet üzerinden görebilecek. Tüm belgeler bu dijital arşivde birarada olacağı için belediye birimleri arasındaki getir götür işleri de olmayacak” dedi.

Başkan Sındır, ilgililere verilen belirli yetkiler kapsamında arşiv bilgilerine dünyanın her her yerinden ulaşmanın mümkün olduğunu söyledi.